Niveles de patrocinio para festivales; jerarquía y formato

Conseguir financiación para realizar un festival o un evento cultural es uno de los retos más importantes. La mayoría de los eventos necesitan diversificar sus canales de monetización para asegurar su viabilidad.

Sólo para que te hagas una idea de cómo se financiaron los grandes eventos en España en 2018: El 57% de los ingresos correspondió a la venta de entradas, las ayudas públicas supusieron un 7% de la financiación, mientras que los patrocinios fueron el 11% del total. A todo esto, debe sumarse una parte correspondiente a la venta de productos o servicios vinculados al festival, y además, la ayuda de las instituciones locales: Estas ceden espacios y ofrecen un cierto patrocinio a estos eventos.

Desde el boom de los festivales alrededor del 2017, los inversores se interesan por la rentabilidad que ofrecen los festivales, y dada la situación actual, todo apunta a que las ayudas institucionales y el patrocinio de las empresas puede ser clave para la financiación de los festivales de la era post-covid19, y en consecuencia, para la recuperación de la actividad en el sector.

Ya sabes que nosotros somos Diseñadores Gráficos para eventos, y por tanto, no somos especialistas en gestión de patrocinios. Por eso, si necesitas conseguir patrocinadores para tu festival, te recomendamos que leas este artículo “Guía para conseguir patrocinadores para tu festival o evento musical”

Es importante que alguien de tu organización, o incluso un servicio externo, desarrolle un buen plan de patrocinio para que este tenga el éxito esperado. Evidentemente, si una empresa invierte cierto capital (o ciertos recursos) en nuestro festival, debemos corresponder a esta aportación con algunas acciones o materiales que les den la visibilidad adecuada.

¿Qué es lo que quieren los patrocinadores a cambio?

• La mayoría de empresas busca una conexión emocional de su marca con los asistentes del evento. Para eso es clave conocer qué perfil medio de asistente tiene tu festival, para ofrecer patrocinios a empresas que estén realmente interesadas con este target.
• Muchos patrocinadores saben que el patrocinio consiste también en tratar de mejorar la experiencia del asistente al festival.
• También esperan que el patrocinio les genere visibilidad y cierto prestigio.
• Y finalmente hay que tener en cuenta que para estas empresas, los patrocinios les sirven para desgravar fiscalmente.

Diferentes tipos de patrocinios

Existen varias fórmulas más o menos establecidas para organizar la visibilidad de un plan de patrocinios:

1. Patrocinio corporativo: Consiste en un único patrocinador omnipresente en toda la comunicación del festival. A menudo, el nombre del festival queda ligado al nombre de la marca comercial. En ese caso, la marca del patrocinador siempre debe aparecer junto al logo del festival. Por eso es importante estudiar bien cómo van a convivir las dos marcas, y establecer las normas visuales que se van a aplicar en todos los formatos.
   
   
2. Varios patrocinadores del festival: En este caso, lo más importante es establecer una jerarquía visual por orden de importancia del patrocinador. Teniendo en cuenta que en el mundo occidental leemos de izquierda a derecha y de arriba a abajo, lo lógico sería que el primer patrocinador que aparece sea el que más dinero ha aportado al festival (Aunque no aporte dinero sino otros servicios o productos, lo mejor es hacer una valoración económica de lo aportado, para que el orden jerárquico sea lo más objetivo posible).
   
   
3. Patrocinadores individuales para determinadas actividades: También está muy extendida la práctica de ofrecer a ciertos patrocinadores el patrocinio exclusivo de alguna actividad puntual dentro del festival. Es lógico que en ese caso se editen materiales gráficos específicos para esta actividad. Pueden ser folletos, o bien elementos físicos en el espacio de la actividad, como pancartas, vinilos, o incluso proyección en pantalla. También suele mencionarse este tipo de patrocinio dentro del texto del programa de actividades del festival.
   
   
4. Empresas o entidades colaboradoras: En función de la cantidad de patrocinadores que tenga un festival, puede ser práctico diferenciar entre aquellos que aportan dinero, de aquellos que ayudan con servicios, productos o descuentos. Es recomendable que los logotipos sean un poco más pequeños que los de los patrocinadores.
   
   
5. Medios de comunicación: Son un potente aliado para la difusión de los eventos que se organizan. Muchas veces se acuerda la exclusividad para un canal concreto, pero lo habitual es que haya un medio de comunicación oficial, y puede que algunos medios de comunicación colaboradores, que deberán ser menos importantes visualmente.
   
   
6. Publicidad: Si en el festival se editan formatos como una revista, folletos de las actividades u otros materiales, se puede ofrecer como compensación al patrocinador la inserción de anuncios publicitarios. Esto es recomendable siempre que los formatos tengan espacio suficiente para ello, no vayamos a abarrotar de información, que sería algo contraproducente, restaría impacto y percepción de calidad en la imagen del festival. En todo caso, debemos ser capaces de diferenciar visualmente lo que es un patrocinio de lo que es una publicidad, aunque haya patrocinadores que contraten las dos cosas.

Una estructura clásica para la clasificación de los patrocinadores:

Dependiendo de cada festival, y de los acuerdos que tengas con los patrocinadores, será necesario mostrar los logos de todos los implicados en un orden jerarquizado. A continuación mostramos un ejemplo prototipo, aunque no tiene porque ser exactamente así:

1. Administraciones (dan permisos, ceden recursos y/o subvenciones)
2. Patrocinadores (financian total o parcialmente el festival)
3. Empresas o entidades colaboradoras (ayudan descuentos o recursos al festival)
4. Medios de comunicación (ayudan en la difusión del festival)
5. Colaboradores en general (acostumbran a ser voluntarios a los que debemos agradecer su implicación)

A partir de aquí, ¿Cómo podemos dar visibilidad a los patrocinadores en los formatos que editemos?

En función de la cantidad de empresas o entidades que se impliquen en nuestro festival, debemos ser capaces de encontrar formatos que sirvan para visibilizar correctamente sus logotipos, siempre que esto no estropee la percepción de calidad de nuestra comunicación visual. Debemos ser meticulosos en los diseños, cosa que no siempre es fácil.

• Reservar una página del programa de actividades. Es muy habitual que esta página sea la contraportada, sobretodo si se edita un folleto. Pero si se edita una revista, puede ser que sea mejor ofrecer la contraportada para insertar un anuncio de tu patrocinador principal. En ese caso, el interior de la contraportada te puede servir para el resto de patrocinadores.
  
  
• Una sección del web para los patrocinadores. Puede que no edites un programa impreso. Pero aunque lo edites, no está de más tener una sección específica del web para mostrar los logotipos de los patrocinadores. Si no son muchos, quizá puedes insertarlos en el pie de página de la web, para que aparezcan por plantilla en todas las páginas. Por cierto, no te olvides de añadir el link a sus respectivas webs, los patrocinadores agradecen mucho este detalle.
  
  
• Los más importantes en el cartel del evento. Si editamos un cartel para anunciar nuestro festival, evidentemente deben aparecer los patrocinadores, generalmente en la base del cartel. El problema que nos podemos encontrar es que la cantidad de logotipos sea demasiada para un cartel. No olvidemos que la función de un cartel consiste en dar visibilidad a un evento, y mostrar la información básica del festival: lugar, fechas, y artistas. Te recomendamos nuestro artículo en ocioon.
  Según nuestra opinión, lo mejor es insertar solamente los logotipos de los patrocinadores e instituciones más importantes, y el resto publicarlos sólo en el programa y en la web.
  
  
• Materiales de gran formato en el evento. Editar materiales para colocar en los espacios del festival es también una excelente manera de dar la visibilidad adecuada a tus patrocinadores. Hay múltiples opciones, desde pancartas de escenario en los equipos de sonorización, aprovechar tótems de señalización, vinilos en la pared, roll-ups...
  
  
• Cuidar in-extremis el orden y la proporción de los logotipos. Este consejo es importantísimo en todos los formatos que edites. Es un error gravísimo dar más importancia visual a un patrocinador que ha aportado menos que otro. Por eso es clave la percepción del tamaño en cada logotipo. Digo “percepción” porque a veces un logo más pequeño puede parecer mayor según el contexto. Debemos conseguir crear una estructura ordenada, proporcionada y equilibrada según la importancia de los logos. Muchos de los patrocinadores querrán comprobar su presencia y te pedirán que les muestres el diseño previamente para darte su conformidad, así que te recomiendo mucho esmero en ello.
  
  
• Mención y agradecimientos a través de las redes sociales. Puedes utilizar las redes sociales para visibilizar a todas las empresas o entidades implicadas. Desde publicar una imagen con todos los logos, o que aparezcan en la cabecera de tus perfiles. Una práctica que funciona muy bien consiste en hacer una pequeña publicación individual para cada patrocinador principal, agradeciendo su implicación.
  
  
• No te olvides de añadirlos en el dossier y notas de prensa. Al igual que en el programa de actividades, los logotipos de los patrocinadores deben estar presentes en el dossier y en las notas de prensa. Puede que en la contraportada del dossier, e incluso insertando un banner en la firma de los mails que enviemos a los medios.

Seguramente habrá muchas más opciones que las que te muestro en este artículo. Nada nos impide ser creativos e ingeniosos en dar respuesta a la visibilidad que merecen las empresas que aportan mucho a nuestro festival. Dale rienda suelta a la imaginación...

Breve resumen:

• Conseguir financiación para tu festival es una tarea clave, y los patrocinadores pueden ser de ayuda en estos tiempos de pandemia.

• Recuerda que los patrocinadores quieren algo a cambio; quieren una vinculación emocional con el perfil de asistentes a tu festival.

• Hay muchas formas de patrocinio, desde el patrocinador único, empresas que colaboran con servicios, productos o descuentos, medios de comunicación e incluso anunciantes.

• Es importante mostrar los patrocinadores de tu evento, incluso editar formatos específicos para dar la visibilidad que merecen.

• Debes cuidar minuciosamente el orden y la jerarquía de tus patrocinadores, para que esten todos satisfechos y quieran repetir en la siguiente edición.