5 Formas de estructurar la información para un programa de actividades

Preparar los contenidos para publicar el programa de actividades de tu feria o festival es una tarea compleja. En este artículo vamos a dar algunos ejemplos de como estructurar toda esta información antes de enviarla a nuestro diseñador.

Tengamos en cuenta cómo se va a utilizar nuestro programa: el lector no va a leer el texto al completo, sino que irá escogiendo las actividades que más le interesan. Por eso es clave estructurar bien la información y ofrecerla de forma jerarquizada visualmente.

Es clave estructurar bien la información, y ofrecerla de forma jerarquizada visualmente

Debemos escoger un criterio general, y ello dependerá del tipo de festival o feria que organices. Por ejemplo, en el caso de un festival musical que tenga varios escenarios, seguramente será más lógico dividir las actividades por escenarios.

No escoger un criterio unificado y coherente puede provocar que la información no llegue clara al lector, y eso genera una confusión que puede provocar malentendidos.

¿Qué información básica debe contener nuestro programa?

Cada actividad que debe incluirse en el programa, puede contener muchísima información e incluso ser muy variada según el tipo de actividad, pero hay cuatro conceptos que son claves y que siempre deben aparecer:

• Día
• Hora
• Nombre de la actividad
• Lugar

Luego estarán informaciones como: descripción de la actividad (que puede ser más o menos extensa), el precio de la entrada, los puntos de venda, que categoría o tipo de evento, etc... que pueden ser muy importantes, pero no son determinantes para estructurar los contenidos.

Ejemplos de estructuras de información

Vamos a mostrarte los ejemplos más usuales de como organizar los textos. Todos están basados en clasificar las actividades dentro de un conjunto principal, según los datos principales que siempre deben aparecer: ¿Quándo? (día y hora), ¿Qué? (nombre de actividad) y ¿Dónde? (lugar). Y luego podemos escoger un conjunto secundario. Recuerda que una vez escogido un criterio, debemos mantenerlo en todo el programa para no despistar al lector.

1. ¿Cuándo? - Organización cronológica

Es el criterio más usado. Ordenamos las actividades por orden temporal, es decir, primero agrupados por día y luego por hora de inicio

2. ¿Dónde? - Organización por lugar

Ideal para eventos donde hay un numero concreto de espacios donde se celebran actividades. Por ejemplo, festivales de música o ferias.
En ese caso el conjunto principal de actividades sera el lugar, y dentro de ese conjunto se podrá clasificar por otros criterios. Insistimos en mantener siempre el mismo orden de información.

3. ¿Qué? - Organización por tipo de actividad

En este caso el conjunto principal sera el tipo de actividad o incluso una actividad concreta, si esta se repite varias veces.

4. ¿Qué? - Organización por actividad

Ideal para eventos en que una misma actividad se repite en varios momentos y varios lugares, como un ciclo cultural o una gira.

5. Parrilla de actividades

Resulta muy útil para visualizar gráficamente conjuntos complejos de actividades. Podemos organizar por filas y columnas dos conjuntos de actividades, según se adapte a las necesidades de tu evento. Te mostramos tres ejemplos básicos:

Podemos combinar estos ejemplos según se adapten mejor a las necesidades de nuestro evento. Puede que en vuestro caso sea necesario utilizar varios criterios. Por ejemplo, las conferencias siguiendo un criterio cronológico, y los talleres, organizados por lugar. 

Otros recursos que ayudan a organizar la información

• Códigos de colores: Es bastante útil a nivel visual utilizar un código de colores, especialmente si se quiere diferenciar bien entre diversas categorías de actividades. Esto es útil en eventos donde hay muchas y variadas actividades. Por ejemplo los conciertos de color azul, y los talleres de color rojo. Pero debemos ser cautos y buscar un equilibrio, ya que un exceso de colores, puede resultar muy pesado visualmente.
• Iconos por categorias: Al igual que los colores, se pueden utilizar iconos simples para marcar los tipos de actividades dentro del evento. Utilizar este recurso puede ser más elegante, y además se puede combinar tambien con un código de colores.

Breve resumen:

• Estructurar bien los contenidos del programa de actividades mejora considerablemente la comunicación
• Debemos escoger un criterio único para nuestro programa, basado en un criterio principal que puede ser: cronológico (dia y hora), por lugar o por tipo de actividad.
• Utilizar una parrilla de actividades ayuda a poder visualizar gráficamente conjuntos de actividades complejas.
• Otros recursos que ayudan a estructurar contenidos son códigos de colores e iconos.

¿Qué te parecido el artículo? ¿Te ha aportado ideas paraa estructurar mejor la información de tu festival cultural?