¡No tengo tiempo! 10 consejos para ser más eficiente

¡No tengo tiempo! 10 consejos para ser más eficiente

Tal y como está el panorama cultural actual, con cancelaciones, aplazamientos, cierres y gran cantidad de eventos en standby, las personas que trabajamos en tareas relacionadas con este mundo estamos igualmente parados y a la espera. Creemos que, para sacar algún provecho de esta situación de suspensión, es un buen momento para formarse y aprender nuevas habilidades, pulir aspectos que hasta ahora hemos dejado de lado y mejorar procedimientos internos que a menudo quedan relegados al final de la lista.

Uno de estos aspectos que nunca encontramos el momento para revisar es la gestión y organización interna del tiempo. En este artículo veremos 10 consejos para mejorar la forma de gestionar el tiempo y ser más eficiente. ¡Empezamos!

Organizar un festival no es una tarea fácil. Y no es que requiera un esfuerzo físico descomunal o unos conocimientos técnicos muy avanzados. Es sobre todo porque tienes que pensar en mil cosas diferentes, tocar mil teclas y hablar con mil personas. Hay mil cosas que hacer. Pero no solo eso, estas tareas también son muy diferentes entre sí y pueden parecer inconexas. Lo que hace que organizar un festival no sea fácil es justamente eso, que tienes que hacer muchas cosas y muy variadas. Además, todo este volumen de trabajo lo tienes que compaginar con tu vida cotidiana, familia, amigos, esparcimiento y a menudo con otras ocupaciones laborales.

Es por todo ello que la falta de tiempo es una gran dificultad a la hora de organizar un festival. El tiempo es tu recurso más escaso (solo tienes 24 horas cada día y nada cambiará este hecho), por eso es muy importante pensar bien en qué lo inviertes para no malgastarlo y poderle sacar el máximo provecho. Pensar en qué inviertes tu poco tiempo es planificar, anticipar y prever. Podría parecer que gastar tiempo en planificar en vez de trabajar directamente es justamente malgastar tu precioso tiempo, pero nada más alejado de la realidad. Como afirma Brian Tracy: "Cada minuto invertido planificar ahorra 10 minutos de ejecución".

Planificar con antelación las tareas a realizar ayuda a optimizar el tiempo que dedicas. De esta manera no trabajarás por impulsos y en tu cabeza habrá un orden de las tareas a realizar. Es igual como planifiques, en un papel o en una aplicación en línea, el caso es que tengas claro qué hacer y cuándo lo harás. Así lo tendrás todo atado y sabrás en qué enfocarte en cada momento.

1. Visualiza los objetivos del día

Es un ejercicio sencillo y rápido de hacer. Justo antes de comenzar las tareas del día echa un vistazo rápido y a vista de pájaro de todo lo que te has propuesto hacer. Se trata de ir predisponiendo la mente para afrontar todo lo que te espera. Podríamos decir que es como un calentamiento previo a la actividad.

2. Clasifica las tareas

Es cierto que hay una gran cantidad de tareas a hacer, pero no todas tienen la misma importancia, ni el mismo impacto en la organización de tu festival. No es lo mismo encontrar el espacio ideal para hacer un festival de teatro que ordenar las facturas de los proveedores, por ejemplo. Es por ello que clasificar y ordenar las tareas es importantísimo, y tener un método nos puede ayudar mucho. Para empezar haz una lista de todas las tareas a realizar. Después ordénalas según estas 5 categorías:

  • A - Muy importantes y urgentes.
    Son la máxima prioridad y deben hacerse antes que cualquier otra tarea.

  • B - Importantes pero no urgentes.
    Son tareas que se deben hacer a toda costa, pero que no corren prisa.

  • C - No importantes ni urgentes.
    Son tareas que en algún momento se deben hacer, pero que pueden esperar.

  • D - Que puedes delegar.
    Son aquellas que no es imprescindible que hagas tú personalmente y que puedes derivar a otra persona (después hablaremos de ello).

  • E - Prescindibles.
    Son tareas poco relevantes que puedes dejar de hacer sin que supongan un impacto negativo en tu festival.

Cuando tengas la lista ordenada por prioridades verás claramente cuáles te llevarán más tiempo, cuáles será complicado acabar y cuáles no te apetece hacer, por ejemplo. Con esta información podrás prever qué te costará más hacer. Son justamente estas las que tienes que hacer primero, cuando aún estás fresco y motivado, para poder dedicar el máximo de esfuerzo y concentración y asegurar que quedan bien resueltas.

3. Divide y vencerás

Coge una tarea y, como si hicieras carpaccio, divídela en microtareas más pequeñas de máximo 30 minutos, fáciles de agendar, de procesar y de hacer.

Cuando tienes un objetivo grande, en lugar de verlo como una única acción, divídelo en tareas más pequeñas que serán mucho más sencillas de resolver. Te resultará más ligero de hacer, más fácil de abordar, incrementarás la sensación de estar avanzando y podrás medir mejor el tiempo que te ha llevado cada parte.

Por ejemplo: tienes que contratar un equipo de sonido y un técnico para tu festival. No sabes por dónde empezar porque la tarea no es menor. Pues divídela en fases diferentes. Primero tienes que saber cuánto te puedes gastar, después tienes que buscar candidatos, después tienes que hablar con los que prefieras, acordar las condiciones y finalmente firmar el contrato.

Observa que cada una de estas microtareas pertenece a un campo diferente (comunicación, búsqueda, administración), por lo tanto, tal como veremos más adelante, si las haces por separado y agrupadas por temas, serás mucho más eficiente.

4. Evita distracciones

Una de las mejores prácticas a la hora de ser más eficiente es concentrarse al 100% con lo que estás haciendo, sea lo que sea. Para ello es imprescindible evitar las distracciones que puedan desviar tu atención y provocar que pierdas el hilo, o que te lleven a cambiar de tarea.

Por ello, protege las tareas más relevantes de cualquier interrupción haciéndolas en el momento propicio. A primera hora de la mañana, por ejemplo, estamos más frescos y somos más eficientes.

El correo electrónico, por ejemplo, es un gran distractor. Al principio a todos nos parece que si respondemos cualquier mail al instante seremos más eficientes y rápidos, pero en realidad, si lo piensas, para responder un mail seguro que tienes que dejar de hacer lo que estabas haciendo, cambiar el foco mental y pensar en otras cosas. Luego tienes que volver a coger el hilo y eso no es fácil ni rápido y hace que no solo hayas perdido unos minutos, sino que también has perdido la concentración.

Todos sabemos qué pasa si no vigilamos con esto: vamos a hacer una tarea importante, pero nos resulta imposible concentrarnos porque hay mil y una cosas que reclaman nuestra atención: el teléfono, el email, el whatsapp, las notificaciones, etc. y al final pasan los minutos y no has hecho nada de lo que te habías propuesto.

La solución es fácil: desconecta el teléfono o ponlo en silencio, desactiva las notificaciones, cierra el navegador y el mail y trabaja en pantalla completa, avisa a colaboradores y ponte en modo no existo para nadie.

5. Prevé los imprevistos

Sí, los imprevistos existen y no los podrás evitar. Debes tener claro que en algún momento habrá algo que no tendrás previsto, o que no habrás pensado, o que simplemente no depende de ti y no puedes controlar. Como antes asumas esto mejor, así evitarás la frustración y la sensación de caos que implica detectar cosas que se te escapan.

Una vez tienes eso claro puedes minimizar los efectos negativos de los imprevistos con las siguientes medidas:

  1. Anticípate para evitar tener que apagar fuegos (resolver urgencias) que te puedan tomar un tiempo muy valioso. Si te anticipas y piensas en aquellas tareas que se pueden complicar o alargar, evitarás tener que resolverlas urgentemente cuando ya no hay más remedio.

  2. Haz una pequeña reserva de tiempo que te servirá para poder asumir tareas y asuntos que no habías previsto sin tener que modificar tu planificación.

6. Delega

Seguro que si lo piensas encontrarás tareas que en el fondo no es necesario que hagas tú en persona y que puedes pedir que las haga otra persona. Ya sea porque no tienes los conocimientos, las habilidades o la experiencia para hacerlas de manera rápida y efectiva, o porque tu poco tiempo lo tienes que dedicar a aspectos más importantes, es mucho mejor delegarlas.

Liberarte de aquellas tareas que puedas delegar y que pueda hacer otro incrementará, en primer lugar, tu disponibilidad de tiempo para dedicar a otras tareas, y, después, probablemente la calidad del resultado final, si es que lo has delegado a un profesional del tema.

Por eso es muy importante saber decidir qué tareas delegar y cuáles no. Por ejemplo, si te encargas tú de la sonorización de un concierto te ahorrarás pagar a un profesional, pero tardarás mucho más tiempo a hacerlo porque no tienes los conocimientos, y seguramente al final el concierto quedará mal sonorizado porque no lo habrás hecho del todo bien a pesar de la buena voluntad.

El resultado es nefasto porque se resiente la calidad de lo que ofreces a los asistentes al concierto y eso hace bajar la reputación.

7. La ley de Parkinson

El tiempo que tardamos en hacer una tarea tiende a expandirse hasta ocupar todo el tiempo disponible. En otras palabras: Si una actividad se puede hacer en 10 minutos pero nos damos media hora para hacerla, tardaremos media hora en hacerla. Por ejemplo, supongamos que te levantas 30 minutos antes para ir a trabajar. En esta media hora tienes el tiempo justo de hacerlo todo, pero es tan justo, que decides levantarte 45 minutos antes. Como sabes que tienes más tiempo acabas ocupando justo estos 45 minutos en prepararte. Entonces te anticipas 15 minutos más. Y así sucesivamente puede que entres en un círculo vicioso muy poco recomendable.

Así pues, para evitarlo, se trata de destinar a cada tarea el tiempo justo imprescindible para terminarla, ni más ni menos. Todo el tiempo de más que destines a ello será tiempo perdido que podrías haber invertido en algo más productivo.

8. Monotema y monotarea

Una práctica que nos hace perder mucho tiempo es querer hacer muchas cosas a la vez, y cosas muy diferentes entre sí. Nos parece que así avanzamos más, pero ocurre todo lo contrario. Perdemos tiempo cada vez que saltamos de una tarea a otra, y perdemos aún más si estas tareas son de campos muy diferentes. Además, perdemos eficiencia y efectividad cuando intentamos hacer más de una cosa a la vez porque no podemos concentrarnos y focalizar los esfuerzos en una sola.

En vez de ir saltando entre tareas que no tienen nada que ver, agrupa las tareas similares por bloques temáticos y hazlo de una en una. Por ejemplo: establece un día para hacer las tareas de comunicación (llamar a ese proveedor, responder un mail) y otro para buscar patrocinadores.

9. No procrastinar

Aplica la regla del minuto de oro: todo lo que puedas hacer en cosa de un minuto, hazlo! No te lo pienses, ¡hazlo! En menos tiempo del que tardas en pensar si vale la pena hacerlo o si es el mejor momento ya lo tendrás hecho y lo podrás olvidar.

Responder una llamada de teléfono que sabes que será corta, contestar un mail rápido con un "Ok, recibido!", enviar un documento que ya tienes a punto, etc. son solo algunos ejemplos de tareas cortas que puedes hacer sin pensarlo y que, si no las haces cuando se te plantean, se acumulan y cuestan más de resolver.

10. Descansa

Trabajar sin parar durante 4 horas no te garantiza mejores resultados, ni siquiera asegura que seas más eficiente que si hicieras un descanso cada 45 minutos.

El cuerpo y la mente necesitan airearse, desbloquearse y recuperarse. Cuando trabajamos en total rendimiento y concentración el cuerpo y la mente se tensan y acumulan bloqueos y cansancio.

Si te obligas a detener la actividad y estirar las piernas, cambiar el foco ocular y mirar para otro lado, y pensar en otra cosa, cuando vuelvas a ello habrás recuperado el tono y tendrás tus capacidades a punto de nuevo.

Por cierto, no reduzcas tus horas de sueño para poder trabajar más, ya que solo conseguirás ser menos productivo, menos creativo y cometerás más errores.


Breve resumen:

  • Visualiza los objetivos del día.
  • Clasifica las tareas.
  • Divide y vencerás.
  • Evita distracciones.
  • Prevé los imprevistos.
  • Delega.
  • La ley de Parkinson.
  • Monotema y monotarea.
  • No procrastines.
  • Descansa.
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