No tinc temps! 10 consells per ser més eficient

Tal com està el panorama cultural actual, amb cancel·lacions, ajornaments, tancaments i gran quantitat d’esdeveniments en standby, les persones que treballem en tasques relacionades amb aquest món estem igualment aturats i a l’espera. Creiem que, per treure algun profit d’aquesta situació d’aturada temporal, és un bon moment per formar-se i aprendre noves habilitats, polir aspectes que fins ara hem deixat de banda i millorar procediments interns que sovint queden relegats al final de la llista.

Un d’aquests aspectes que mai trobem el moment per revisar és la gestió i organització interna del temps. En aquest article veurem 10 consells per millorar la manera com gestionar el temps i ser més eficient. Comencem!

Organitzar un festival no és una tasca fàcil. I no és que requereixi un esforç físic descomunal o uns coneixements tècnics molt avançats. És sobretot perquè has de pensar en mil coses diferents, tocar mil tecles i parlar amb mil persones. Hi ha mil coses a fer. Però no només això, aquestes tasques també són molt diverses entre si i poden semblar inconnexes. El que fa que organitzar un festival no sigui fàcil és justament això, que has de fer moltes coses i molt variades. A més a més, tot aquest volum de feina l’has de compaginar amb la teva vida quotidiana, família, amics, esbarjo i sovint amb altres ocupacions laborals.

És per tot això que la manca de temps és una gran dificultat a l’hora d’organitzar un festival. El temps és el teu recurs més escàs (només tens 24 hores cada dia i res canviarà aquest fet), per això és molt important pensar bé en què l’inverteixes per tal de no malgastar-lo i poder-li treure el màxim profit. Pensar en què inverteixes el teu poc temps és planificar, anticipar i preveure. Podria semblar que gastar temps en planificar en comptes de fer feina directament és justament malgastar el teu preciós temps, però res més allunyat de la realitat. Tal com afirma Brian Tracy: “Cada minut invertit a planificar estalvia 10 minuts d’execució”.

Planificar amb antelació les tasques a realitzar ajuda a optimitzar el temps que hi dediques. D'aquesta manera no treballaràs per impulsos i al teu cap hi haurà un ordre de les tasques a fer. És igual com planifiquis, en un paper o en una aplicació en línia, el cas és que tinguis clar què s’ha de fer i quan ho faràs. Així ho tindràs tot lligat i sabràs en què enfocar-te en cada moment.

1. Visualitza els objectius del dia

És un exercici senzill i ràpid de fer. Just abans de començar les tasques del dia fes un cop d’ull ràpid i a vista d’ocell de tot el que t’has proposat fer. Es tracta d’anar predisposant la ment per afrontar tot el que t’espera. Podríem dir que és com un escalfament previ a l’activitat.

2. Classifica les tasques

És cert que hi ha una gran quantitat de tasques a fer, però no totes tenen la mateixa importància, ni el mateix impacte en l’organització del teu festival. No és el mateix trobar l’espai ideal per fer un festival de teatre que endreçar les factures dels proveïdors, per exemple. És per això que classificar i ordenar les tasques és importantíssim, i tenir un mètode ens pot ajudar molt. Per començar fes una llista de totes les tasques a fer. Després les ordenes segons aquestes 5 categories: 

• A - Molt importants i urgents.
  Són la màxima prioritat i s’han de fer abans que qualsevol altra tasca.
  
  
• B - Importants però no urgents.
  Són tasques que s’han de fer tant sí com no, però que no corren pressa.
  
  
• C - No importants ni urgents.
  Són tasques que en algun moment s’han de fer, però que poden esperar.
  
  
• D - Que pots delegar.
  Són aquelles que no és imprescindible que facis tu personalment i que pots derivar a algú altre (després en parlarem).
  
  
• E - Prescindibles.
  Són tasques poc rellevants que pots deixar de fer sense que suposin un impacte negatiu en el teu festival.
  
  

Quan tinguis la llista ordenada per prioritats veuràs clarament quines et portaran més temps, quines serà complicat acabar i quines no et ve de gust fer, per exemple. Amb aquesta informació podràs preveure quines et costarà més de fer. Són justament aquestes les que has de fer primer, quan encara estàs fresc i motivat, per poder-hi dedicar el màxim d’esforç i concentració i assegurar que queden ben resoltes.

3. Divideix i venceràs

Agafa una tasca i, com si fessis carpaccio, divideix-la en microtasques més petites de màxim 30 minuts, fàcils d’agendar, de processar i de fer.

Quan tens un objectiu gran, en lloc de veure-ho com una única acció, divideix-la en tasques més petites que seran molt més senzilles de resoldre. Et resultarà més lleuger de fer, més fàcil d'abordar, incrementaràs la sensació d’estar avançant i podràs mesurar millor el temps que t'ha portat cada part.

Per exemple: has de contractar un equip de so i un tècnic per al teu festival. No saps per on començar perquè la tasca no és menor. Doncs divideix-la en fases diferents. Primer has de saber quan t’hi pots gastar, després has de buscar candidats, després has de parlar amb els que prefereixis, acordar les condicions i finalment signar el contracte.

Fixa’t que cadascuna d’aquestes microtasques pertany a un camp diferent (comunicació, cerca, administració), per tant, tal com veurem més endavant, si les fas per separat i agrupades per temes, seràs molt més eficient.

4. Evita distraccions

Una de les millors pràctiques a l’hora de ser més eficient és concentrar-se al 100% amb allò que estàs fent, sigui el que sigui. Per aconseguir-ho és imprescindible evitar les distraccions que puguin desviar la teva atenció i provocar que perdis el fil, o que et portin a canviar de tasca.

Per això, protegeix les tasques més rellevants de qualsevol interrupció fent-les en el moment propici. A primera hora del matí, per exemple, estem més frescos i som més eficients.

El correu electrònic, per exemple, és un gran distractor. Al principi a tots ens fa l’efecte que si responem qualsevol mail a l’instant serem més eficients i ràpids, però en realitat, si hi penses, per respondre un mail segur que has de deixar de fer el que estaves fent, canviar el focus mental i pensar en altres coses. En acabat has de tornar a agafar el fil i això no és fàcil ni ràpid i fa que no només hagis perdut uns minuts, sinó que també has perdut la concentració.

Tots sabem què passa si no vigilem amb això: ens disposem a fer una tasca important, però ens resulta impossible concentrar-nos perquè hi ha mil i una coses que reclamen la nostra atenció: el telèfon, el mail, el whatsapp, les notificacions, etc. i al final passen els minuts i no has fet res del que t’havies proposat.

La solució és fàcil: desconnecta el telèfon o posa’l en silenci, desactiva les notificacions, tanca el navegador i el mail i treballa a pantalla completa, avisa a col·laboradors i posa’t en mode no existeixo per ningú.

5. Preveu els imprevistos

Sí, els imprevistos existeixen i no els podràs evitar. Has de tenir clar que en algun moment hi haurà alguna cosa que no hauràs previst, o que no hauràs pensat, o que simplement no depèn de tu i no pots controlar. Com abans assumeixis això millor, així evitaràs la frustració i la sensació de caos que implica detectar coses que se t’escapen.

Un cop tens això clar pots minimitzar els efectes negatius dels imprevistos amb les següents mesures:

1. Anticipa’t per evitar haver d’apagar focs (resoldre urgències) que et puguin prendre un temps molt valuós. Si t’anticipes i penses en aquelles tasques que es poden complicar o allargar evitaràs haver de resoldre-les urgentment quan ja no hi ha més remei.
   
   
2. Fes una petita reserva de temps que et servirà per poder assumir tasques i assumptes que no havies previst sense haver de modificar la teva planificació.

6. Delega

Segur que si hi penses trobaràs tasques que en el fons no cal que facis tu en persona i que pots demanar que faci algú altre. Ja sigui perquè no tens els coneixements, les habilitats o l’experiència per fer-les de manera ràpida i efectiva, o perquè el teu poc temps l’has de dedicar a aspectes més importants, és molt millor delegar-les.

Alliberar-te d’aquelles tasques que puguis delegar i que pugui fer algú altre incrementarà, en primer lloc, la teva disponibilitat de temps per dedicar a altres tasques, i, després, probablement la qualitat del resultat final, si és que ho has delegat a un professional del tema.

Per això és molt important saber decidir quines tasques delegar i quines no. Per exemple, si t’encarregues tu de la sonorització d’un concert t’estalviaràs pagar a un professional, però trigaràs molt més temps a fer-ho perquè no tens els coneixements, i segurament al final el concert quedarà mal sonoritzat perquè no ho hauràs fet del tot bé malgrat la bona voluntat.

El resultat és nefast perquè se’n ressent la qualitat del que ofereixes als assistents al concert i això en fa baixar la reputació.

7. La llei de Parkinson

El temps que triguem a fer una tasca tendeix a expandir-se fins a ocupar tot el temps disponible. En altres paraules: Si una activitat es pot fer amb 10 minuts però ens donem mitja hora per fer-la, trigarem mitja hora a fer-la. Per exemple, suposem que t’aixeques 30 minuts abans per anar a treballar. En aquesta mitja hora tens el temps just de fer-ho tot, però és tan just, que decideixes aixecar-te 45 minuts abans. Com que saps que tens més temps acabes ocupant just aquests 45 minuts en preparar-te. Llavors t'anticipes 15 minuts més. I així successivament pots entrar en un cercle viciós molt poc recomanable.

Així doncs, per evitar-ho, es tracta de destinar a cada tasca el temps just imprescindible per acabar-la, ni més ni menys. Tot el temps de més que hi destinis serà temps perdut que podries haver invertit en alguna cosa més productiva. 

8. Monotema i monotasca

Una pràctica que ens fa perdre molt de temps és voler fer moltes coses alhora, i coses molt diferents entre si. Ens sembla que així avancem més però passa tot el contrari. Perdem temps cada vegada que saltem d’una tasca a una altra, i en perdem encara més si aquestes tasques són de camps molt diferents. A més, perdem eficiència i efectivitat quan intentem fer més d’una cosa alhora perquè no ens podem concentrar i focalitzar els esforços en una de sola.

En comptes d’anar saltant entre tasques que no tenen res a veure, agrupa les tasques similars per blocs temàtics i fes-les d’una en una. Per exemple: estableix un dia per fer les tasques de comunicació (trucar a aquell proveïdor, respondre un mail) i un altre per fer buscar patrocinadors.

9. No procrastinis

Aplica la regla del minut d’or: tot el que puguis fer en cosa d’un minut, fes-ho! No t’ho pensis, fes-ho! En menys temps del que trigues a pensar si val la pena fer-ho o si és el millor moment ja ho tindràs fet i te’n podràs oblidar.

Respondre una trucada de telèfon que saps que serà curta, contestar un mail ràpid amb un “Ok, rebut!”, enviar un document que ja tens a punt, etc. són només alguns exemples de tasques curtes que pots fer sense ni pensar-hi i que, si no les fas quan se’t plantegen, s’acumulen i costen més de resoldre.

10. Descansa

Treballar sense parar durant 4 hores no et garanteix millors resultats, ni tan sols assegura que siguis més eficient que si fessis un descans cada 45 minuts.

El cos i la ment necessiten airejar-se, desbloquejar-se i recuperar-se. Quan treballem a total rendiment i concentració el cos i la ment es tensen i acumulen bloquejos i cansament.

Si t’obligues a aturar l’activitat i estirar les cames, canviar el focus ocular i mirar a una altra banda, i pensar en una altra cosa, quan t’hi tornis a posar hauràs recuperat el to i tindràs les teves capacitats a punt un altre cop.

Per cert, no redueixis les teves hores de son per poder treballar més, ja que només aconseguiràs ser menys productiu, menys creatiu i cometràs més errors.

Breu resum:

• Visualitza els objectius del dia.
• Classifica les tasques.
• Divideix i venceràs.
• Evita distraccions.
• Preveu els imprevistos.
• Delega.
• La llei de Parkinson.
• Monotema i monotasca.
• No procrastinis.
• Descansa.